D009秘书如何处理好人际关系

　　投稿：乐乐全文5700字20片

　　前言

　　你是几级秘书

　　很多人认为，当秘书很容易，只要传达好领导的批示就完事了。就拿通知开会来说，经常出问题：开会时间过了，还有很多人没有到，说没有收到通知。有时人是到齐了，却在海阔天空地聊，说不知道开什么会，有时领导在上面讲到兴头上，想画一个图，却没有找到笔和画板，出了这些问题，都是秘书失职的一个表现：

　　秘书也有一个八级，就以通知开会来说：

　　一级秘书：发通知。通过电子邮件等形式发出会议通知。

　　二级秘书：抓落实。为了通知到位，在黑板上写，在广播上播，在电子邮件上发，之后再打电话，落实到人。

　　三级秘书：重检查。通知落实到人后，要会前30分钟提醒需要参加会议的人员准时到会，如有不得临时不能到会，应立即汇总报领导，看开会要紧还是办事要紧，要不要换人，保证领导知悉缺席情况。

　　……

　　七级秘书：下文件。会议召开后，整理会议纪要，并且征得领导同意，是否给与会人员下发会议纪要或记录，对需要解决的问题、方案是不是要下文件和通知，要不要对会议进行宣传报道。

　　八级秘书：定责任。针对会议确定的各项任务、工作列出具体的责任人和完成时间，下发文件、通知。跟踪检查议定事项的落实情况，并向领导反馈。对完成好的要给予表扬，对于遇到困难要给予协调帮助，或向领导反映，从而把会议精神落实到位。

　　开会的目的是解决问题，因此要开的有效果、有质量、解决问题的会。领导一句话通知开会，接下来的工作就是秘书。会开的如何，会后问题解决如何，工作完成的如何，就看秘书的执行水平、能力和素质。

　　王兆国提出新时期秘书工作的四个转变：

　　1、从简单的办文办事转变为既办文办事又出谋献策;

　　2、从单纯收发传递信息转变为既收发传递又综合处理信息;

　　3、从凭老经验办事转变为实行科学化管理;

　　4、从被动服务转变为力争主动服务

　　指明了秘书工作的目标、要求和做法，是新时期秘书工作的指导方针。

　　从属性是秘书工作的根本属性。自秘书工作产生之日起，它就一直从属于一个统治集团、一个社会组织、一个领导群体或一个领导人，其服务对象始终是领导者和领导活动。

　　秘书从属于领导，秘书工作服务从于领导工作需要，是秘书活动的基本规则。秘书必须按照领导意图办事，不可自作主张，秘书可以向领导人提出不同意见和建议，但在行动上必须服从于领导安排，不得我行我素。

　　一、做好企业秘书工作三部曲

　　1、一心一意跑好腿，办好事，做好事务性工作

　　报告显示：政府机关秘书平均每天的写作量为3000字，而企业秘书的写作量不到1000字。可企业秘书总是加班加点，工作量很大，一些突发性、临时性的工作令人苦不堪言。

　　忙什么?回答：跑跑腿，做做杂事。办文、办事、办会，是企业秘书每天做的最多的就是办事、跑腿。主要表现：

　　一是杂。接听电话、布置会场、订购车票、登记盖章，以及宾客迎来送往、材料的上呈下发、物品购置、信息沟通、企业秘书花费了大量的时间和精力。

　　二是乱。企业的事务性工作很难按同一既定规程去办，做的时候无章可循，做了之后不总结规律。

　　三是虚。有些事情，看似简单，实则深奥。秘书一天忙到晚，干不少事，很难看到做完这些工作取得什么成绩，没有明显的成就感。所以秘书应该顺应这些特点，要静下心来，放下架子，认认真真，一心一意地把这些琐事、杂事办好，绝对不能高不成、低不就，对事务性工作不能嗤之以鼻，敷衍了事。跑好腿、办好事，这是企业秘书的第一步。

　　2、主动出击找活干，干好活，取得领导的信任

　　秘书不能坐等领导吩咐而是积极主动地找活干，在干活中提高自己、锻炼自己，把事情办好。只有如此，才能真正为领导分忧。

　　找活干有许多技巧：一是时间上要紧密跟随。上班时，秘书在尽可能使自己与领导在一起的时间长些，要主动接近领导，领导延迟下班，秘书也不能急于下班。二是空间上紧密跟随，若条件允许，领导参加的会议等，尽可能参加。三是思想上紧密跟随。对于领导所操心、所思考的事情，秘书都要认真研究，了解和熟悉，尽可能站在领导的角度去看问题、考虑问题。四是和领导交朋友。多与领导进行交流，有想法、有事情大胆讲出来，让领导知道你在做什么，想什么，成为他可推心置腹的朋友。

　　3、开动脑筋搜信息，提建议，做好领导的助手

　　企业秘书在领导决策的时候提供咨询和帮助，那才是真正的领导助手。

　　为领导提供决策服务，重要的一点是尽可能地多搜集各类信息，并分析、筛选出有价值的信息提供给领导。一是多关心政治，了解国家大事。二是通晓本企业的经营状况。三是学好现代化办公工具。

　　二、秘书应具备的“五个能力”

　　把文字表达能力作为衡量工作能力的唯一标尺，过分强调文字运用能力，而忽视了综合素质的培养和提高。不少人员文字表达能力相对较强，而人文知识、技巧沟通、建言献策等能力相对较弱。应具备以下几种能力：

　　1、人文知识能力

　　目前，办公室人员对计算机、外语等技巧型知识掌握较多，而对历史、地理、风土人情、政治经济懂得少。人文知识缺乏，在某种程度上制约了办公室人员观察力、思考力、辨别力和创新力，易导致个人思想行为的偏颇，分析问题缺乏理性。应该从以下几个方面着手：一是加强人文素养的学习。主要是学习中国传统文化，如儒家、道家学说中的中庸、孝道、诚信等等，但要注意正确对待，取其精华，这样才能起到美化人性、完善品德、净化心灵的作用，对个人的身健康也大有裨益。二是加强人文知识学习。学习天文、地理、历史、管理等知识，可以起开阔视野、拓展思维的作用，这对开阔写作思路很有好处。三是开展敬业精神教育，敬业精神是人文素养的一个方面。受社会和环境因素影响，少部分人缺乏敬业精神，因此有必要开展敬业意识教育，培养他们的诚信、敬业、忠诚有思想。

　　2、沟通协调能力

　　现象：只重埋头干活，不重协调沟通，导致周围人际关系“空心化”和消息闭塞化。

　　一要提高语言表达能力，为沟通协调准备“工具”。既要注重观察学习，也要注重初中锻炼，遇到开会时要踊跃发言，锻炼口才。二是学习沟通技巧，多向身边的同志学习，多向书本学习，多向实践学习。三是学习礼仪接待知识，为沟通协调完善手段。

　　3、建言献策能力

　　应把握好四点：

　　一是要建言要准。对自己建言的议题要心中有数，最好是自己熟悉的领域，同时又是大众关心、领导关注的热点问题、难点问题焦点问题，从而提高自己建言的命中率。二是建言的思路要新。对自己的建言议题要充分的思考和调研，要有新观点、新思维和新措施，避免人云亦云。三是建言内容要贴。建言的内容要紧密联系实际，要实在具有可操作性，有利于问题的解决。四是建言的理由要足。对建言的议题要有充足的理由，不能虚无缥缈，为建议而建议。五是建言环境要适。要把握好建言的场合的时机，使领导乐意接受。

　　4、心理调节能力

　　一是培养自制力。在工作上遇到烦恼或困难时，一定要控制好情绪，避免被动失控。二是提高承受力，注意磨练自己的心理意志，提高心理承受力。三是疏导冲击力。注意调整心态，主动融入社会，融入生活，对荣誉和个人前途又有良好的心态。

　　5、观察思考能力

　　如果说文字写作能力、服务协调能力、出谋划策能力是拉动办公室工作的三驾马车，那么观察思考能力就是三驾马车的轴心，提高观察能力要做到三性：一是注意观察思考问题的前瞻性。在观察问题时，要看得深、看得远、思维要超前。二是注重观察思考问题的独特性。观察分析问题要有独特的视角，避免常规思维、力求创新。三是注重观察思考问题要有深度，不能人云亦云，也不能浅尝辄止。

　　三、秘书如何进行心理调整?

　　1、善于减压。法国心理学家齐加尼克曾做一个实验：他将自愿受试者分为两组，让他们去完成20项工作。期间，齐加尼克对一组受试者进行干预，使他们无法继续工作而未能完成任务，而对另一组则让他们顺利完成全部工作。实验得到不同结果。虽然所有受试都接受任务时都显现出一种紧张状态，但顺利完成任务者，紧张状态随之消失;而未完成任务者，紧张状态持续存在，他们的思绪总是被那些未能完成的工作所困扰，心理上的紧张压力难以消失。这种因工作压力所致的心理上的紧张状态被称为“齐加尼克效应”。秘书工作节奏非常紧张，心理负荷重，易产生效应，秘书如果对快节奏的工作处理不当或不适应，则易产生紧迫感、压力感和焦虑感。秘书可以采用转移注意力、培养自己的某种业余爱好、与别人交往等方法减压。

　　2、缓解焦虑。秘书由于工作压力过大，当遇到挫折或自己的成就动机得不到及时满足时往往会产生焦虑。秘书要敢于面对焦虑，增强信心，对未来充满信心，不为一时一事所困扰，不要为小小的得失而耿耿于怀。

　　3、善于倾诉、宣泄情绪。遇到心理问题，秘书人员可以寻找外援，向自己的至爱亲朋倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，从而得到安慰和劝解。有了重大痛苦，发泄一下、痛苦一场、诉说一番是完全有必要的。

　　四、秘书如何处理好人际关系

　　1、如何处理与多位领导的关系

　　一名秘书同时服务于多位领导，往往出现因领导意见不一致而无所适从。工作中一定要避免多头请示，而应该按照领导的工作分工请示主管该项工作的领导。

　　……

以上为免费阅读内容，如需阅读全文，请先登陆